L'état des lieux est le document qui décrit pièce par pièce le logement loué, à l'entrée du locataire puis à sa sortie. La loi du 6 juillet 1989 le rend obligatoire en bail d'habitation et le joint au contrat de location. Pour un gîte, aucun texte ne l'impose : il protège pourtant locataire et propriétaire.
L'essentiel du document
- En bail d'habitation, l'état des lieux d'entrée et de sortie est obligatoire, gratuit et annexé au contrat de location.
- En location de gîte, la loi ne l'impose pas : sans état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état.
- Compteurs, clés, équipements, sols, murs et plafonds se décrivent pièce par pièce, photos datées à l'appui.
- Sans dégradation à la sortie, le propriétaire restitue le dépôt de garantie sous un mois.
Un document contradictoire, annexé au contrat de location
L'état des lieux est une description écrite du logement loué, établie en présence du locataire et du propriétaire ou de leurs mandataires. Pour un bail d'habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989, l'article 3-2 impose sa réalisation à l'entrée du locataire dans les lieux, puis à sa sortie du logement, lors de la remise des clés. Le document est établi contradictoirement, à l'amiable, et un exemplaire est remis gratuitement à chaque partie. Il est joint au contrat de location dont il fait partie intégrante.
La loi ALUR de 2014 a confié à un décret le soin de préciser le contenu minimal de cet état des lieux. Le décret du 30 mars 2016 fixe donc la forme : nom et adresse des parties, date de réalisation, localisation du logement, relevé des compteurs d'eau et d'énergie, nombre de clés remises, description de chaque pièce et de chaque équipement, signature des deux parties. Le même décret autorise expressément la version dématérialisée : un état des lieux réalisé sur tablette, avec signature électronique, a exactement la même valeur qu'un formulaire papier.
Le contenu de l'état des lieux d'entrée et de sortie doit figurer sur un document unique ou sur deux documents comparables, de façon à permettre la comparaison colonne par colonne. C'est ce parallélisme qui fait la force du constat : le propriétaire ne peut reprocher au locataire que la différence entre les deux relevés, pas l'état général du logement. Avant même de signer quoi que ce soit, il est utile de relire nos conseils pour trouver une bonne location de vacances, car la qualité du bailleur se lit souvent dès la première prise de contact.
Deux délais méritent d'être connus. Le locataire dispose de dix jours après l'état des lieux d'entrée pour demander par lettre la modification d'un point oublié. Pour les éléments de chauffage, ce droit de rectification court jusqu'au premier mois de la période de chauffe : un radiateur qui ne chauffe pas se découvre en octobre, pas en juillet.
Gîte et location saisonnière : la règle n'est pas la même
Un gîte, un meublé de tourisme ou une chambre louée à la semaine ne relèvent pas de la loi de 1989, qui vise la résidence principale. Aucun texte n'oblige donc le propriétaire à réaliser un état des lieux pour un séjour de vacances. Beaucoup de loueurs s'en dispensent, surtout lorsque la durée de la location se compte en jours et que la remise des clés se fait par boîte à code.
Le code civil comble ce vide d'une manière qui surprend souvent. Son article 1731 précise qu'en l'absence d'état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel. Autrement dit, c'est au locataire de prouver que la tache sur le canapé existait avant son arrivée. Cette présomption joue contre lui, et elle explique à elle seule pourquoi un état des lieux, même simplifié, est un réflexe de bon sens quand on loue un gîte en direct auprès de son propriétaire.
En pratique, les plateformes de réservation ont créé leurs propres usages : inventaire du mobilier envoyé par courriel, photos prises à l'arrivée et déposées dans l'espace de gestion locative, formulaire à signer sur place. Rien de tout cela n'a la solennité d'un constat notarié, mais un échange écrit, daté et accepté par les deux parties suffit largement à renverser la présomption de l'article 1731. Le même raisonnement vaut pour les sommes versées à la réservation : mieux vaut savoir, avant de payer, ce qui distingue les arrhes de l'acompte.
Faire l'état des lieux d'entrée pièce par pièce
La réalisation d'un état des lieux d'entrée prend rarement plus de quarante minutes pour un logement de taille courante. L'étape qui compte n'est pas la vitesse, c'est la méthode : on avance dans un ordre fixe, pièce par pièce, et on décrit ce que l'on voit sans l'interpréter. Un mot vague comme « bon état » ne vaut rien devant un juge ; « parquet rayé sur deux lames près de la fenêtre » se vérifie.
Pour chaque pièce, trois plans se notent systématiquement : le sol, les murs et le plafond. On y ajoute les menuiseries, les interrupteurs, chaque prise électrique, la robinetterie et les joints de salle de bains, qui sont le premier poste de litige après les sols. Les équipements de cuisine se testent réellement : un four allumé cinq minutes coûte moins cher qu'une retenue sur le dépôt de garantie.
Les compteurs et les relevés
Le relevé des compteurs est la seule information de l'état des lieux qui devienne fausse en quelques heures. Compteur d'eau froide, compteur d'eau chaude, compteur électrique, index de gaz : chaque chiffre se recopie en entier, virgule comprise, et se photographie. Si le logement dispose d'un chauffage individuel au fioul ou au bois, le niveau de la cuve et le volume de bois restant se notent au même endroit, car ils font partie des charges que le propriétaire pourra demander en fin de bail.
Les clés, les badges et les équipements extérieurs
Le nombre de clés remises se compte à voix haute et s'écrit en toutes lettres. On y ajoute les badges d'immeuble, les télécommandes de portail, la clé de la boîte aux lettres et, pour un gîte, celle du local à vélos ou de l'abri de jardin. Le mobilier d'extérieur, le barbecue, la piscine et son matériel d'entretien entrent dans la même description : ce sont des équipements, ils se dégradent, et ils figurent rarement sur les modèles d'état des lieux téléchargés en ligne.
Les photos, enfin, ne remplacent pas le document mais le complètent. Une série datée, prise le jour de l'entrée, stockée sans retouche, se produit sans difficulté en cas de contestation. L'important est que la date soit celle du fichier, pas celle que l'on affirme.
Entrée et sortie, ce qui change d'un document à l'autre
La comparaison entre les deux constats est le cœur du mécanisme. Le tableau ci-après met en regard les points qui diffèrent réellement entre l'état des lieux d'entrée et celui de sortie.
| Point | État des lieux d'entrée | État des lieux de sortie |
|---|---|---|
| Moment | Remise des clés, avant l'installation | Départ, logement vidé et nettoyé |
| Objet | Décrire un point de départ | Mesurer l'écart avec ce point de départ |
| Rectification | Dix jours par lettre, chauffage jusqu'au premier mois de chauffe | Aucune : les réserves se portent sur le document avant signature |
| Effet financier | Aucun, sauf dépôt de garantie versé le même jour | Détermine les retenues et le délai de restitution |
| Si le document manque | Le locataire est présumé avoir reçu un logement en bon état | Le propriétaire perd l'essentiel de sa preuve |
Le jour du départ, relire avant de rendre les clés
L'état des lieux de sortie se réalise dans un logement vide, nettoyé, compteurs relevés une dernière fois. Le geste utile tient en une phrase : venir avec l'état des lieux d'entrée à la main et le parcourir ligne à ligne. Un locataire qui accepte une remarque de sortie sans vérifier ce qui était écrit à son arrivée signe contre lui-même, et aucune information ne le rattrapera ensuite.
Si un désaccord apparaît sur un point précis, il ne faut ni refuser de signer ni signer en silence. Le document accepte des réserves : on écrit à la main que la trace sur le mur du salon était déjà mentionnée à l'entrée, on date, et on signe. La signature ne vaut alors que pour le reste, et la preuve de la contestation est faite le jour même. Un refus pur et simple de signer, à l'inverse, oblige le propriétaire à faire appel à un tiers et fait perdre du temps aux deux parties.
Pour un gîte, la sortie se joue souvent en quelques minutes, parfois en l'absence du propriétaire. Un message écrit, accompagné de photos prises au départ et de l'index des compteurs, tient lieu d'état des lieux de sortie et se conserve jusqu'à la restitution complète des sommes versées.
Dépôt de garantie, retenues et grille de vétusté
Le dépôt de garantie est la raison pour laquelle on soigne un état des lieux. Pour un bail d'habitation vide, il est plafonné à un mois de loyer hors charges ; pour un logement meublé, à deux mois. Le propriétaire dispose d'un mois pour le restituer lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois lorsqu'il ne l'est pas. Passé ce délai, la somme due est majorée de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé.
Toutes les différences constatées ne se facturent pas. La vétusté, c'est-à-dire l'usure normale liée au temps et à l'usage, reste à la charge du propriétaire. La loi permet aux parties d'annexer au bail une grille de vétusté, qui fixe une durée de vie théorique par équipement et un abattement annuel. Une peinture de dix ans ne se refait pas aux frais du locataire, un revêtement percé la veille du départ, si.
Une retenue sérieuse s'appuie sur un chiffrage : devis d'entreprise, facture, ou à défaut estimation détaillée. Le propriétaire qui garde une somme forfaitaire sans justificatif s'expose à devoir tout rendre. En location saisonnière, le raisonnement est identique, à ceci près que les montants et les délais dépendent du contrat : nous détaillons le montant de la caution en location saisonnière et son délai de restitution dans un guide à part.
Dernier point souvent ignoré : l'assurance habitation du locataire couvre les dégâts accidentels, incendie ou dégât des eaux compris. Avant d'accepter une retenue, il vaut la peine de vérifier si le sinistre relève de la garantie plutôt que du dépôt.
Que faire quand les deux parties ne s'entendent pas ?
Le désaccord se règle par étapes, et la plus efficace est la première. Une demande écrite, envoyée par lettre recommandée avec avis de réception, expose le point contesté et fixe un délai de réponse. Beaucoup de dossiers s'arrêtent là, parce que le bailleur ou l'agence immobilière préfère un règlement amiable à une procédure.
Le commissaire de justice et les frais de constat locatif
Lorsque l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, la loi prévoit qu'il soit réalisé par un commissaire de justice, anciennement huissier de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente. L'autre partie reçoit des lettres de convocation au moins sept jours à l'avance. Les frais de constat locatif sont alors partagés par moitié entre le propriétaire et le locataire, et leur tarif est réglementé : il varie selon la surface du logement, auxquels s'ajoutent la TVA et les frais de déplacement. Le site service-public.fr en publie le barème à jour.
Conciliateur, commission départementale et juge
Le conciliateur de justice intervient gratuitement et rend souvent un accord en quelques semaines. La commission départementale de conciliation peut également être saisie pour un litige locatif portant sur le dépôt de garantie. Si rien n'aboutit, il reste à saisir le juge des contentieux de la protection, au tribunal judiciaire du lieu où se situe l'immeuble. La procédure est gratuite jusqu'à un certain seuil et ne nécessite pas d'avocat, mais elle suppose un dossier complet : les deux états des lieux, les photos datées, les échanges et les devis.
Une agence immobilière chargée de la gestion locative est tenue aux mêmes obligations que le propriétaire qu'elle représente. Sa signature engage son mandant, et un professionnel de l'immobilier qui refuse de communiquer le document d'entrée se place d'emblée en mauvaise posture.
Télécharger un modèle et le remplir sans se tromper
Un modèle d'état des lieux gratuit se trouve facilement au format PDF, sur les sites institutionnels comme sur ceux des réseaux d'agences. Le meilleur choix n'est pas le plus complet : c'est celui qui correspond au logement. Un formulaire conçu pour un trois-pièces vide devient illisible pour un état des lieux meublé, où chaque objet de l'inventaire compte.
- Vérifier que le modèle contient bien les mentions du décret de 2016 : identité des parties, adresse, date, compteurs, clés, description par pièce.
- Prévoir une colonne d'entrée et une colonne de sortie côte à côte, pour que la comparaison se fasse sans recopier.
- Ajouter une ligne par équipement réellement présent, et barrer les lignes sans objet plutôt que de les laisser vides.
- Utiliser un exemple de formulation par pièce, de façon à décrire sans jargon : matériau, état, localisation du défaut.
- Signer les deux exemplaires, ou passer par une solution dématérialisée qui horodate la signature.
Pour un meublé de tourisme, il est plus simple de partir de son propre inventaire que de télécharger un état des lieux conçu pour un bail classique. Le propriétaire liste le linge, la vaisselle, le petit électroménager et les équipements de loisirs, le locataire coche à l'arrivée, et le même document sert au départ. Cette réalisation maison n'a rien d'officiel, mais elle a une vraie valeur probatoire dès lors qu'elle est datée et acceptée.
Préparer l'état des lieux avant le jour J
Préparer cette démarche demande moins d'une heure et évite la plupart des mauvaises surprises. Le locataire rassemble le bail, la dernière quittance, l'attestation d'assurance et, s'il s'agit d'un logement social ou d'un appartement étudiant, les pièces demandées par le gestionnaire. Le propriétaire prépare de son côté les notices des appareils, le carnet d'entretien de la chaudière et la liste des travaux réalisés depuis le précédent locataire. Cette recherche en amont a une limite : ce qui n'est pas noté le jour même ne se rattrape pas.
Une liste de contrôle simple évite d'oublier l'essentiel : remettre les clés comptées, noter l'index de chaque appareil de comptage, photographier les pièces vides, demander une copie signée séance tenante. Dans les baux récents, le bailleur doit obligatoirement remettre le dossier de diagnostic technique en même temps que le contrat, et sa responsabilité est engagée s'il ne le fait pas. Un état des lieux d'entrée bien mené ne dispense pas de cette vérification, mais il en facilite la démarche.
Se faire représenter quand on ne peut pas venir
Un locataire empêché peut donner procuration écrite à un proche, à condition que le mandataire ne soit ni le bailleur ni un salarié de l'agence. Le garant n'a pas ce pouvoir de plein droit : son engagement porte sur le paiement du loyer, pas sur la description des locaux. Dans le cadre d'un préavis réduit pour mutation professionnelle, la date de l'état des lieux de sortie dépend de la fin effective du préavis et non de la seule volonté du locataire. En cas de vente du logement en cours de bail, l'acquéreur reprend les engagements du vendeur : c'est lui qui effectuera l'état des lieux de sortie.
Deux engagements se prennent souvent le même jour et se confondent. Le premier porte sur la description du logement, le second sur l'assurance habitation, qui doit être souscrite avant la remise des clés et dont l'attestation est demandée chaque année. Une éventuelle vente de l'immeuble, un logement social attribué en cours de recherche ou un préavis raccourci ne changent rien à cette obligation : elle est nécessaire quelle que soit la durée du bail.
Où trouver un modèle fiable et à jour
Les agences départementales d'information sur le logement, les ADIL, proposent gratuitement des formulaires et un conseil juridique personnalisé, y compris par téléphone. Le service public en diffuse un au format PDF, que l'on peut télécharger et imprimer sans créer de compte. Les outils en ligne des professionnels de l'immobilier ajoutent la photo horodatée et la signature sur tablette, un confort réel quand l'état des lieux porte sur une maison entière plutôt que sur un studio. Quel que soit le support choisi, la vérification reste la même : le document doit couvrir toutes les pièces, y compris les parties à usage commun et les annexes privatives.
Les causes les plus fréquentes de litige
Les désaccords se concentrent sur un nombre restreint de postes, et les connaître permet de les traiter avant qu'ils ne deviennent un litige. Un trou de cheville dans une cloison, un joint de douche noirci, un appareil électroménager en panne, une moquette tachée : dans chaque cas, la question posée est la même, à savoir si la cause relève de l'usage normal ou d'une négligence. Une réponse argumentée, appuyée sur le constat d'entrée, coûte moins cher qu'une expertise et désamorce la plupart des mauvaises surprises.
Le calcul de la retenue est un autre terrain de friction. Une somme supérieure au devis produit, une facture émise par une société liée au bailleur, une éventuelle remise en état facturée au prix du neuf sur un équipement de dix ans : ces situations se contestent utilement. Il est nécessaire de demander le détail poste par poste, puis de le comparer avec la grille de vétusté quand elle existe. Un expert ou un commissaire de justice, l'ancien huissier de justice, n'intervient que si l'écart financier le justifie.
Une dernière source d'incompréhension tient à l'actualité des textes. La réglementation du bail d'habitation évolue régulièrement, et un modèle récupéré il y a cinq ans peut ignorer une mention devenue obligatoire depuis. Un locataire qui a besoin d'une certitude sur un point précis obtient une réponse fiable auprès de l'ADIL de sa commune plutôt que sur un forum, et sans engagement financier.
Questions fréquentes sur l'état des lieux
L'état des lieux est-il obligatoire pour une location de vacances ?
Non. La loi du 6 juillet 1989 ne s'applique qu'au bail d'habitation à titre de résidence principale. Pour un gîte ou un meublé de tourisme, le propriétaire n'a aucune obligation légale de réaliser un état des lieux. L'article 1731 du code civil fait cependant présumer que le locataire a reçu un logement en bon état, ce qui rend le document utile même lorsqu'il n'est pas exigé.
Qui paie l'état des lieux ?
Établi à l'amiable entre les parties, il est gratuit : aucun frais ne peut être demandé au locataire. Lorsqu'un professionnel réalise l'état des lieux pour le compte du bailleur, la part facturée au locataire est plafonnée et ne peut pas dépasser celle du propriétaire. En cas de recours à un commissaire de justice, les frais sont partagés par moitié.
Que se passe-t-il si aucun état des lieux n'a été fait ?
Le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre dans le même état, sauf preuve contraire. Cette présomption peut être renversée par tout élément sérieux : photos datées, échanges écrits, témoignage. Le propriétaire, de son côté, perd l'essentiel de sa capacité à justifier une retenue sur le dépôt de garantie.
Peut-on refuser de signer l'état des lieux de sortie ?
Oui, mais c'est rarement la bonne réponse. Il vaut mieux signer en portant des réserves écrites sur le document, ce qui conserve la trace du désaccord à la date exacte. Un refus contraint le bailleur à faire appel à un commissaire de justice, dont les frais seront partagés.
Combien de temps faut-il conserver le document ?
Au moins jusqu'à la restitution complète du dépôt de garantie, et de préférence trois ans après la fin du bail, durée pendant laquelle une action en paiement reste possible. Une version dématérialisée sauvegardée en ligne évite de dépendre d'un papier égaré lors du déménagement.
